Housi Drive: performance em gestão de projetos de dados proprietários

Do teste de admissão ao produto em produção: como estruturei a gestão de etapas e documentos entre a Housi e incorporadoras parceiras, do MVP à V3.

Etapas do Processo

CLIENTE

Housi · Incorporadoras parceiras

Período

2024

Função

Product Designer • Discovery & Delivery

Equipe

Produto e Engenharia

espoco

Pesquisa, arquitetura, fluxos, UI e evolução V1–V3

01. Cenário & Problema

Antes de existir um drive, existia uma parceria para implantar

Quando um novo empreendimento parceiro entrava no processo da Housi, começava uma operação compartilhada. As equipes da Housi coordenavam etapas, solicitavam informações e acompanhavam entregas. Do outro lado, as pessoas responsáveis na incorporadora enviavam documentos, respondiam pendências e participavam das validações necessárias para o projeto avançar.

Não era uma troca isolada de arquivos. Cada empreendimento percorria uma sequência de atividades, responsáveis e aprovações. Uma planta, um memorial ou uma planilha só fazia sentido quando estava ligado à etapa correta, à versão vigente e à decisão que precisava ser tomada.

Quem vivia o problema

Equipe Housi

Criava o projeto, organizava etapas, solicitava entregas, revisava materiais e acompanhava pendências. Precisava enxergar a carteira de projetos, o andamento, os responsáveis, os prazos e os documentos recebidos.

Incorporadora parceira

Enviava informações e arquivos, respondia solicitações e acompanhava validações. Precisava enxergar o próprio empreendimento, o que estava pendente, o que já havia sido enviado e qual era o próximo passo.

Onde o processo quebrava

As conversas e os arquivos circulavam entre WhatsApp, e-mail e planilhas. Quando o contexto se separava do documento, perguntas simples ficavam difíceis de responder:

– Esta é a versão mais recente?

– A qual etapa este arquivo pertence?

– Quem precisa agir agora?

– O que já foi aprovado?

– Qual pendência impede o próximo passo?

O problema central não era usar WhatsApp. Era tentar coordenar um processo longo e compartilhado em canais que não preservavam, juntos, arquivo, etapa, responsável e status.

o desafio

Como tornar visível o andamento de cada empreendimento e manter documentos, responsáveis e decisões ligados ao contexto em que eram necessários?

Meu papel

Atuei como Product Designer da descoberta à evolução da interface: investiguei o processo com áreas internas e clientes, estruturei a arquitetura de etapas e documentos, desenhei os fluxos e acompanhei os trade-offs com engenharia do MVP à V3.

02. Descoberta & Primeira Hipótese

O teste abriu a hipótese. O trabalho real deu contexto a ela.

Primeiro momento: Housi FirstDoor

No processo seletivo, recebi um briefing para acompanhar um projeto com oito etapas, compartilhar arquivos e consultar dados de progresso. Minha proposta, chamada Housi FirstDoor, explorava três necessidades: visualizar o andamento, identificar responsáveis e encontrar os documentos de cada etapa.

Rascunho original do FirstDoor com oito etapas, navegação e indicadores de progresso.

Uma planta baixa só tem valor se a pessoa sabe a qual etapa ela pertence e se aquela é a versão aprovada.

Ninguém troca uma conversa rápida por uma ferramenta mais lenta. O produto precisava ser mais rápido e mais confiável que isso.

Depois de entrar no time, a hipótese precisou ser confrontada com o processo real. O time conversou com áreas internas envolvidas na operação e com incorporadoras parceiras, e mapeamos como solicitações, documentos e validações atravessavam cada empreendimento.

Descobertas

A etapa dava significado ao arquivo

O mesmo tipo de documento podia representar uma pendência, uma entrega em revisão ou uma versão aprovada.

Os dois lados precisavam de densidades diferentes.

A Housi acompanhava uma carteira; a incorporadora precisava enxergar o próprio empreendimento e suas próximas ações.

A nova ferramenta precisava competir com a conveniência do hábito.

Centralizar informações só faria sentido se consultar e agir fosse tão simples quanto recorrer à conversa existente.

03. Arquitetura & Decisões

Decisão central

Organizar documentos pelo trabalho que precisava acontecer

A arquitetura do HDrive partiu da árvore de etapas e subetapas do empreendimento. Status, responsável, prazo e documentos passaram a compartilhar o mesmo contexto. Ao enviar um arquivo dentro de uma atividade, a pessoa já informava onde ele se encaixava no processo.

A jornada entre os dois lados

A Housi configurava o projeto e suas etapas. A incorporadora recebia acesso ao empreendimento. A partir daí, os dois lados enviavam e validavam materiais, mantendo os documentos associados ao contexto do projeto.

Trade-off: prazo do MVP × navegação ideal

A navegação idealizada para os documentos exigia mais tempo de engenharia do que o disponível para o primeiro release. Em conjunto com engenharia, priorizamos um componente consolidado de mercado para lançar o fluxo essencial e deixamos a navegação proprietária para a V2.
Essa decisão preservou o prazo sem apresentar o componente temporário como solução definitiva. O aprendizado do MVP orientou o refinamento posterior.

04. Produto em Uso

Uma base compartilhada, duas formas de acompanhar o trabalho

Para a equipe da Housi, o produto precisava oferecer uma visão ampla da carteira. Para a pessoa responsável na incorporadora, precisava destacar o próprio empreendimento, suas pendências e os próximos passos.

1. Progresso do empreendimento

A tela de detalhe reúne a fase atual, os estados das subetapas, prazos, responsáveis e ações. A visão permite sair da pergunta genérica “como está o projeto?” para identificar qual item está parado e quem precisa agir.

2. Documentos no contexto

O repositório apresenta os arquivos associados ao projeto, enquanto o fluxo de upload orienta o envio dos formatos solicitados. A interface mantém a ação próxima da etapa que originou a demanda.

3. Coleta progressiva

O formulário divide uma coleta extensa em etapas e comunica o avanço. A pessoa consegue completar o cadastro em partes menores, com menos carga por sessão.

4. Visão interna e visão da incorporadora

A tela interna prioriza densidade para acompanhar uma carteira de projetos. A visão da incorporadora reduz o escopo para os empreendimentos aos quais aquela pessoa tem acesso.

05. Evidências & Aprendizados

O produto entrou em operação e ganhou escala de uso

O HDrive saiu da hipótese criada no processo seletivo, tornou-se um produto em produção e evoluiu da V1 à V3. Os indicadores disponíveis mostram o volume incorporado à plataforma; eles não devem ser tratados, isoladamente

Snapshot operacional informado pelo time. Os números representam projetos cadastrados e pessoas com acesso registrado, não indicam, isoladamente, frequência de uso ou satisfação.

Uma única BU da Housi, que também atendia incorporadoras, pediu para colocar seu processo dentro do HDrive e aproveitar a infraestrutura já construída.

O HDrive foi lançado e evoluiu da V1 à V3, recebendo melhorias a partir do uso e das necessidades encontradas na operação.

Um produto B2B não compete apenas com outras ferramentas. Ele compete com a conveniência de hábitos já estabelecidos, como WhatsApp e Excel. Para conquistar espaço no trabalho diário, a experiência precisa reduzir esforço e aumentar a confiança sobre status, responsabilidade e versão.